Przekształcanie spółek – procedura i podstawowe zasady

Jakie spółki można przekształcać?

Kodeks spółek handlowych nie nakłada na zainteresowanego ograniczeń w zakresie typów przekształcanych spółek, pozwalając tym samym na przekształcenie każdej spółki osobowej (jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej) oraz każdej spółki kapitałowej (z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnej) w inną dowolną spółkę handlową. Oznacza to, iż przekształceniom mogą ulegać wszelkie spółki: kapitałowe w kapitałowe, kapitałowe w osobowe, osobowe w kapitałowe, osobowe w osobowe. Oczywiście nie można jednak przekształcać spółek w jednorodne formy prawne (na przykład spółek akcyjnych w spółki akcyjne), gdyż doprowadziłby to do zatarcia sensu instytucji przekształcenia.

Ponadto procesy przekształceniowe zostały rozciągnięte również na spółki cywilne oraz na tzw. przedsiębiorców jednoosobowych, a więc przedsiębiorców będących osobami fizycznymi wykonującymi we własnym imieniu działalność gospodarczą. Spółka cywilna może być przekształcona w każdą spółkę handlową, zarówno osobową jak i kapitałową. Natomiast przedsiębiorca jednoosobowy może przekształcić formę prowadzonej działalności wyłącznie w jednoosobową spółkę kapitałową.

Warto dodać, iż nie może być przekształcana spółka w likwidacji, która rozpoczęła podział majątku, ani spółka w upadłości.

Prosta spółka akcyjna

Z dniem 1 marca 2020 r. katalog spółek prawa handlowego miał zostać poszerzony o jeszcze jeden typ – prostą spółkę handlową. W związku z kolejną nowelizacją termin wprowadzenia tego rodzaju spółki został przesunięty o jeden rok. Tym samym dopiero od 1 marca 2021 r. przedsiębiorcy będą mogli tworzyć proste spółki akcyjne a także przekształcać swoje, już istniejące spółki w proste spółki akcyjne (nie będzie w tym zakresie ograniczeń). Ta nowa, uproszczona i zmodernizowana forma prowadzenia działalności gospodarczej będzie z pewnością kuszącym rozwiązaniem, zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców.

Czemu służy instytucja przekształcenia spółki?

Przepisy o przekształceniu odpowiadają potrzebom praktyki. Chodzi o taką regulację, która pozwoli zachować tożsamość podmiotową między osobami tworzącymi spółki, nie przeprowadzać drogiego postępowania likwidacyjnego, utrzymać koncesję czy zezwolenie, kontynuować prawa i obowiązki cywilnoprawne. Przyjąć można, że przekształcenie spółki w inną spółkę polega na modyfikacji ustrojowej (typu) spółki bez zmiany przedmiotu jej działalności, sposobu jej prowadzenia, a także bez zmiany składu osobowego wspólników. Modyfikacja ta zakłada, że nie jest konieczne rozwiązanie dotychczasowej spółki i utworzenie na jej miejsce innej nowej spółki. Zarówno przed, jak i po przekształceniu mamy do czynienia z tym samym podmiotem (przedsiębiorcą), który jedynie zmienia swą formę – „szatę prawną” (por. A. Kidyba, Komentarz aktualizowany do art. 301-633 Kodeksu spółek handlowych, LEX/el. 2020).

Co z firmą spółki w przypadku przekształcenia?

Przekształcenie zawsze wiąże się z koniecznością zmiany firmy spółki co najmniej w odniesieniu do części wskazującej na jej formę prawną (np. ze „spółka z o.o.” na „spółka akcyjna”). Poza tym w niektórych przypadkach obligatoryjne będzie również dostosowanie firmy spółki przekształconej do wymogów wynikających z przepisów prawnych i dotyczących danego typu spółki osobowej (jak np. obowiązek zawarcia nazwiska partnera i nazwy wykonywanego wolnego zawodu w przypadku spółki partnerskiej).

Ponadto wspólnicy mają możliwość zmiany korpusu firmy również wtedy, gdy nie jest to obowiązkowe z uwagi na obowiązujące przepisy. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy wspólnicy przekształcając spółkę zdecydują się na zmianę brzmienia firmy w zakresie wykraczającym poza jedynie dodatek wskazujący na formę prawną, spółka przekształcona zobowiązana jest do posługiwania się przez co najmniej rok od dnia przekształcenia nową firmą z jednoczesnym podaniem w nawiasie dawnego brzmienia firmy z dodatkiem „dawniej”. Obowiązek ten odnosi się do wszystkich czynności faktycznych (w tym do działań o charakterze marketingowym czy informacyjnym) i prawnych spółki, jak też do występowania przez spółkę wobec wszelkich instytucji, sądów i organów. Tak uzupełnione brzmienie nowej firmy spółka powinna w szczególności wskazywać w swoich pismach i zamówieniach handlowych oraz w informacjach na swojej stronie internetowej (por. M. Dumkiewicz, Kodeks spółek handlowych. Komentarz, WKP 2020).

Procedura

Proces przekształcania spółek rządzi się pewnymi podstawowymi zasadami wspólnymi dla wszystkich rodzajów przekształceń. Wskazana procedura jest niekiedy modyfikowana lub uzupełniana w odniesieniu do konkretnych typów przekształceń. W niniejszym artykule przedstawione zostaną ogólne zasady dotyczące przekształceń, stanowiące wszakże punkt wyjścia dla każdego zainteresowanego przekształceniem swojej spółki w inną.

Wyróżniamy cztery etapy postępowania w sprawie przekształcenia spółki. Pierwszym z etapów jest sporządzenie planu, na podstawie którego zostanie przekształcona spółka. Plan przekształcenia przygotowuje zarząd spółki przekształcanej albo wszyscy wspólnicy prowadzący jej sprawy. Wymaganą formą planu jest pisemność pod rygorem nieważności. Natomiast, gdy mamy do czynienia ze spółką jednoosobową, plan taki sporządzany jest w formie aktu notarialnego.

Omawiając plan przekształcenia należy wymienić elementy, które są niezbędne, a mianowicie:

1. ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształconej na określony dzień miesiąca poprzedzający przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia;
2. w przypadku przekształcenia spółki kapitałowej w spółkę osobową określenie wartości godziwej udziałów albo akcji wspólników.

 

Oprócz informacji, które należy obowiązkowo zawrzeć w planie przekształcenia, koniecznym jest również dołączenie do planu określonych dokumentów. Będą to po pierwsze dokumenty o charakterze prawnym, a więc projekty dokumentów regulujących zarówno przeprowadzenie samego przekształcenia, jak i późniejsze funkcjonowanie spółki. Po drugie dołącza się również dokumenty, zawierające informacje o stanie finansowym i księgowym spółki przekształcanej.

Od 1 marca 2020 r. kolejny etap przekształcenia spółki, który przed nowelizacją był etapem obligatoryjnym w odniesieniu do każdego typu spółki, jest zarezerwowany wyłącznie dla sytuacji, gdy dowolna spółka jest przekształcana w spółkę akcyjną. Etap ten polega na wyznaczeniu biegłego rewidenta przez sąd rejestrowy siedziby spółki, która jest przekształcana. Celem wyznaczenia jest sprawdzenie poprawności oraz rzetelności planu. Biegły ma uprawnienie do nakazania wydania dokumentów oraz składania dodatkowych wyjaśnień przez członków spółki. Biegły rewident przeprowadza badanie planu przekształcenia wraz z załączoną do planu dokumentacją a następnie sporządza pisemną opinię z tego badania.

Kolejnym etapem, który poprzedza podjęcie uchwały, jest zawiadomienie wspólników o zamiarze jej podjęcia. Ważne, iż pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia tej uchwały, a drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia.

Przechodząc do kolejnej części procedury należy wskazać, iż w przypadku spółki osobowej uchwała o przekształceniu jest podejmowana przez wspólników, a w przypadku spółki kapitałowej przez walne zebranie lub też zgromadzenie wspólników. W zależności od rodzaju spółek precyzyjne wymagania określone są przez kolejne rozdziały kodeksu spółek handlowych. Niezależnie jednak od szczegółowych określeń dana uchwała powinna zawierać:

1. typ spółki, w jaki spółka zostaje przekształcona;
2. wysokość kapitału zakładowego, w przypadku przekształcenia w spółkę komandytowo-akcyjną, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością albo w spółkę akcyjną, albo wysokość sumy komandytowej, w przypadku przekształcenia w spółkę komandytową;
3. zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
4. nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej, w przypadku przekształcenia w spółkę kapitałową, albo nazwiska i imiona wspólników prowadzących sprawy spółki i mających reprezentować spółkę przekształconą, w przypadku przekształcenia w spółkę osobową;
5. zgodę na brzmienie umowy albo statutu spółki przekształconej.

 

Złożenie wniosku o wpis przekształcenia do rejestru jest jedną z końcowych czynności w ramach całego procesu przekształcenia. Rzeczony wniosek składają, w zależności od typu spółki przekształconej, wszyscy członkowie zarządu (w przypadku spółki kapitałowej albo spółki partnerskiej, w której ustanowiony jest zarząd) albo wspólnicy mający prawo reprezentacji przekształconej spółki osobowej (z wyjątkiem spółki partnerskiej, w której ustanowiony jest zarząd). Wniosek o wpis może zostać złożony również przez pełnomocnika. Należy pamiętać, że złożenie powyższego wniosku jest czynnością niezbędną, bowiem to właśnie w chwili wpisania spółki przekształconej do rejestru i jednoczesnego wykreślenia z niego dawnej spółki uznaje się, że przekształcenie zostało definitywnie dokonane. Tym samym niezłożenie wniosku o wpis wyklucza skuteczne zakończenie całej procedury przekształcenia.