Zarząd a zarządca we wspólnocie mieszkaniowej

Wspólnoty mieszkaniowe są bytami prawnymi, które ciężko jednoznacznie zakwalifikować jako jeden z charakterystycznych podmiotów prawa. W uproszczeniu, ich charakter prawny najprościej przyrównać do jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi (art. 33¹ k.c.). To z kolei, w związku z odesłaniem do przepisów o osobach prawnych, stwarza grunt pod rozważania na temat reprezentacji wspólnot mieszkaniowych.

Kwestia reprezentacji wspólnot mieszkaniowych jest fundamentalna dla oceny ważności (lub skuteczności) czynności prawnych dokonywanych przez te wspólnoty. Zatem poprawna forma reprezentacji wspólnoty leży zarówno w interesie jej członków jak i kontrahentów. Punktem wyjścia jest bowiem stwierdzenie, że czynność prawna dokonana przez reprezentanta może być w niektórych przypadkach dotknięta sankcją bezskuteczności zawieszonej.

W niniejszym opracowaniu chciałbym się skupić na przybliżeniu kwestii związanej z zależnościami pomiędzy zarządem a zarządcą wspólnoty. W praktyce niejednokrotnie można się spotkać z zamiennym stosowaniem tych pojęć, co w skrajnych przypadkach może doprowadzić do sytuacji, w której żadna ze stron czynności prawnej nie jest świadoma, że dany podmiot nie był uprawniony do reprezentacji wspólnoty mieszkaniowej. Dlatego też zagadnienia bardziej ogólne przedstawię jedynie w zarysie.

Reprezentacja małych wspólnot mieszkaniowych

Kiedy nastąpi wyodrębnienie pierwszego lokalu na rzecz osoby innej niż dotychczasowy właściciel, powstaje tzw. „mała” wspólnota mieszkaniowa. Istnieje ona aż do chwili, w której wyodrębniony zostanie trzeci lokal (pod warunkiem, że wciąż pozostanie nieruchomość niewyodrębniona) lub gdy łączna ilość nieruchomości wyodrębnionych i niewyodrębnionych przekroczy trzy. Takie wspólnoty są co do zasady reprezentowane przez wszystkich właścicieli zgodnie z zasadami przewidzianymi w art. 199 i n. Kodeksu cywilnego. Nie wyklucza się jednak powołania zarządcy do reprezentacji wspólnoty czy też podjęcia uchwały o wyborze zarządu. W takiej sytuacji, w uproszczeniu można zastosować następujący schemat: jeżeli jest zarządca (ustanowiony zgodnie z art. 18 u.w.l.), to on reprezentuje wspólnotę, w razie jego braku wspólnotę reprezentuje zarząd powołany uchwałą członków wspólnoty. W braku zarządu możliwe jest, że wspólnotę reprezentuje zarządca ustanowiony przez sąd (zob. art. 203 k.c.). W pozostałych przypadkach wspólnotę reprezentują jej członkowie zgodnie z art. 199 i 201 k.c.

Reprezentacja dużych wspólnot mieszkaniowych

Duża wspólnota mieszkaniowa to taka, w której suma wyodrębnionych i niewyodrębnionych lokali wynosi co najmniej 4. Wspólnoty te, choć są objęte większym reżimem ustawowym, w rzeczywistości posiadają większą swobodę decyzyjną. Duże wspólnoty mieszkaniowe, w których nie funkcjonuje zarządca są zobowiązane do wyboru zarządu (art. 20 u.w.l.). Ogranicza to zatem wybór podmiotu zarządzającego do dwóch opcji: zarządu bądź zarządcy.

Zarząd i zarządca – charakterystyka

Zarząd we wspólnocie mieszkaniowej można w zasadzie traktować jako organ tejże wspólnoty. Jego powołanie następuje w drodze uchwały właścicieli, a zakres kompetencji jest regulowany ustawowo w art. 21-22 u.w.l. Członkami zarządu mogą być wyłącznie osoby fizyczne. Zarząd może być jednoosobowy lub wieloosobowy (nie ma w tym zakresie żadnych ograniczeń). Dla czynności przekraczających zwykły zarząd wymagana jest uchwała członków wspólnoty zawierająca umocowanie do dokonania określonej czynności. Można zatem stwierdzić, że zarząd jest niejako „wewnętrznym” organem wspólnoty. Niekiedy zdarza się jednak, że zarząd w drodze uchwały powierza część swoich obowiązków podmiotowi zewnętrznemu, tzw. administratorowi (w praktyce administratora nazywa się często zarządcą). Jest to osoba, która wspomaga zarząd poprzez wykonywanie różnych usług na rzecz wspólnoty (zob. System Prawa Prywatnego, Tom 3, wyd. 4, red. Gniewek, str. 569). Funkcjonowanie takiej osoby w strukturach wspólnoty mieszkaniowej nie prowadzi do zmiany sposobu zarządu daną wspólnotą. Oznacza to zatem, że dokonując czynności prawnej ze wspólnotą, należy mieć na uwadze przede wszystkim, że to zarząd jest podmiotem uprawnionym do odbierania i składania oświadczeń woli w imieniu wspólnoty. Administrator reprezentujący wspólnotę musiałby się dodatkowo wylegitymować stosownym pełnomocnictwem.

Z powyższym pojęciem administratora nie należy łączyć zarządcy ustanowionego na mocy umowy o sposobie zarządu nieruchomością wspólną (art. 18 u.w.l.). Umowa taka może stanowić część umowy o ustanowieniu odrębnej własności (pierwsza z takich umów poniekąd tworzy przecież wspólnotę mieszkaniową) lub zostać podjęta w dowolnie późniejszym czasie.  Umowa ta musi mieć formę aktu notarialnego i być zawarta pomiędzy wszystkimi członkami wspólnoty. Na jej podstawie można powierzyć zarząd osobie fizycznej lub prawnej (zwanej zarządcą). W tym miejscu należy wskazać, że umowa o sposobie zarządu ma pierwszeństwo przed regulacjami ustawowymi. Oznacza to, że można nią właściwie dowolnie kształtować zarząd wspólnotą (łącznie z np. całkowitym wyłączeniem działania zarządu). W zakresie, w którym umowa nie określa sposobu zarządu, stosuje się przepisy rozdziału 4 u.w.l. (art. 33 u.w.l.).

Zarząd i zarządca – współdziałanie czy wzajemne wykluczanie

No podstawie powyższego krótkiego opisu zarządu oraz zarządcy można wyobrazić sobie następującą sytuację: Trzech członków wspólnoty zawiera umowę w formie aktu notarialnego o sposobie zarządu. Umowa tą wyznacza się zarządcę w osobie spółki Zarządca sp. z o.o. Poza tym umowa nie określa żadnych innych zasad zarządu. Następnie, z chwilą wyodrębnienia czwartego lokalu, członkowie wspólnoty zgodnie z art. 20 u.w.l. podejmują uchwałę o wyborze zarządu, w skład którego wchodzą dwie osoby. Wspólnota zawiera z firmą zewnętrzną umowę o montaż instalacji służącej do pomiaru przepływu wody. Powstaje pytanie: kto jest uprawniony do reprezentacji wspólnoty?

W przytoczonym wyżej stanie faktycznym uwidacznia się spór kompetencyjny pomiędzy zarządcą a zarządem wspólnoty mieszkaniowej. W pierwszej kolejności, zdaje się, wykluczyć można wariant, w którym każdy z tych podmiotów jest niezależnie od siebie uprawniony do zawarcia umowy. Brak również podstaw do ustalenia, że podmioty te są zobowiązane do współdziałania. Trzeba zatem rozważyć, czy któryś z nich posiada pierwszeństwo w sprawowaniu zarządu.

W doktrynie pojawiają się dwa przeciwstawne stanowiska: zgodnie z jednym z nich dopuszcza się współistnienie zarządcy oraz zarządu, przy czym wówczas zarząd posiada kompetencje wynikające z ustawy, zaś zarządca wyłącznie te, które przyznane są mu umową o sposobie zarządu. Drugie stanowisko wyklucza możliwość współistnienia tych podmiotów, przyznając jednocześnie pierwszeństwo zarządcy w ten sposób, że w razie jego działania wspólnota nie może powołać zarządu, natomiast jego powołanie w czasie, gdy zarząd już funkcjonuje niejako z automatu odwołuje ten zarząd (tak np. Balwicka-Szczyrba, Zarząd majątkiem wspólnym, s. 162, 179–180; J. Pisuliński, w: System PrPryw, t. 3, 2013, Nb 182, 188, 270). Pogląd ten spotyka się również z dużą (choć nie jednoznaczną) aprobatą ze strony orzecznictwa (np. uchw. SN z 16.2.2012 r., III CZP 96/11, OSNC 2012, Nr 7–8, poz. 88). Zasadniczym argumentem przemawiającym za takim rozwiązaniem jest istniejący problem mnożenia struktur zarządczych we wspólnocie oraz podziału kompetencji pomiędzy podmioty sprawujące zarząd.

Należy się jednak zastanowić, czy przemyślany podział kompetencji w licznej wspólnocie mieszkaniowej nie sprzyjałby poprawie struktury zarządczej. Można sobie wyobrazić wspólnotę, w której zarządca zajmuje się reprezentacją oraz realizacją obowiązków biznesowych (umowy z podmiotami trzecimi, czynności zachowawcze itp.), zaś zarząd zajmuje się prowadzeniem spraw w zakresie wszelkiego rodzaju ewidencji oraz relacji z członkami wspólnoty. Za dopuszczeniem takiej możliwości przemawia również art. 18 ust. 2a u.w.l. który dopuszcza dokonanie wpisu postanowień takiej umowy do księgi wieczystej. Tym samym potencjalni kontrahenci wspólnoty będą mieli jasność co do podmiotu uprawnionego do reprezentacji wspólnoty. Rozwiązanie to, choć broni się przed zarzutem mnożenia struktur czy trudności w podziale kompetencji, w dalszym ciągu prowadzi do konieczności współdziałania ze sobą dwóch podmiotów, działających w pewnym zakresie w oparciu o różne podstawy prawne. Nie można też tracić z pola widzenia, że dużą wspólnotą może zarządzać wyłącznie zarządca lub zarząd, zaś podział ewentualnych kompetencji może zostać dokonany wewnątrz tego podmiotu (dla przykładu: zarządcą będzie osoba prawna, która wewnętrzną uchwałą dokona podziału obowiązków wynikających z zarządu wspólnotą).

Powyższe prowadzi do wniosku, że zarząd i zarządca są co do zasady wzajemnie wykluczającymi się podmiotami. Z punktu widzenia kontrahentów wspólnot mieszkaniowych kluczowym jest zatem sprawdzenie, czy w spółce funkcjonuje zarządca. W razie jego braku, bez wątpienia podmiotem uprawnionym do reprezentacji będzie zarząd. W przypadku prawidłowo funkcjonujących dużych wspólnot mieszkaniowych tutaj problem z poszukiwaniem podmiotu reprezentującego się kończy. Z kolei w odniesieniu do małych wspólnot mieszkaniowych należy jeszcze wziąć pod uwagę sposoby zarządu wynikające z Kodeksu cywilnego.

Na sam koniec zwracam jeszcze uwagę na formę uchwały odwołującej zarządcę a uchwały zmieniającej sposób zarządu. W tym pierwszym przypadku nie ma potrzeby dochowywania formy szczególnej. Chodzi tu zatem o sytuacje, w których następuje zmiana podmiotu pełniącego funkcję zarządcy (np. ze spółki A na spółkę B). Drugi przypadek w praktyce najczęściej będzie dotyczył sytuacji, w których wspólnota z chwilą wyodrębnienia czwartego lokalu zdecyduje się zrezygnować z zarządcy na rzecz zarządu. Wówczas uchwała taka musi być zaprotokołowana przez notariusza, bowiem dotyczy ona zmiany sposobu zarządu.